系列讲了五十来篇,从架构、命名到检索,把知识库的「存量」过了一遍。这篇换个角度,说说「增量」:每天新进来的东西,怎么让整理自己跑起来。
先看一个熟悉的场景。收集箱里躺着几十条随手记:开会时手机拍的板书,浏览器里剪藏的文章,语音转出来的想法。每周整理一次,翻来翻去,一半时间花在「这该放哪」上。整理本身不难,难的是每次都要重新做一遍决定。
自动化的思路很简单:把「决定」变成「规则」,让规则替人做决定。
不是所有事情都适合自动化。判断标准很粗:规则稳、频率高、判断容易的,值得自动化;判断复杂、偶尔才做的,手动反而快。「剪藏进收集箱」这条规则永远不变,每天发生,自动化省心;「这篇笔记归到哪个 MOC」每次都要想,交给规则反而别扭。
挑三个最典型的场景说。
三个最容易自动化的场景
第一个是收集箱清空。规则可以很粗:所有剪藏默认进「收集箱/网页」,所有语音笔记默认进「收集箱/语音」,拍照默认进「收集箱/图片」。来源不同,进的筐就不同,这一步不用动脑子。每周固定时间打开三个筐,筐小,处理得快。
第二个是笔记打标签。frontmatter 里放固定字段,模板里写死:来源、日期、状态。新建笔记时模板自动填好日期和状态,来源在捕获那一刻就定死了。标签少而固定,比多而灵活好维护。系列前面说过,标签是角度,不是目录。
第三个是每周汇总。用 Dataview 写一个查询,把这一周新建的笔记、没处理的收集箱条目、标了待办的笔记列成一张表。不用手动数,页面自动更新。周回顾的时候打开这个页面,十分钟能看完一周的增量。

一个完整的例子:30 秒归档流
挑一个最常用的自动化说细一点,收集箱的 30 秒归档。
捕获端,用 QuickAdd 配两个捕获模板,一个「网页剪藏」,一个「快速想法」。剪藏自动带来源 URL,想法自动带日期。都落到收集箱,文件名前缀不同,一眼能分出来。
整理端,每周一打开 Dataview 的「收集箱待办」视图,按前缀分组列出。处理动作只有三个:归档、转笔记、删除。归档是移动到对应目录,转笔记是拆成正式笔记,删除是确认没价值。
规则就这几条,写死在模板里,不靠记。处理一次不超过两分钟,一个月后回头看,收集箱的存量没超过二十条。

三个坑
坑一是自动化过头。每篇笔记套一个五层模板,字段比内容还长,写笔记的欲望直接被浇灭。模板只放「有用且会填」的字段,其余删掉。
坑二是规则太复杂。定了八条自动分类规则,三个月后自己都忘了规则内容,看到笔记被分到奇怪的地方,还得回去查规则文档。规则越少越好,宁可分类粗一点。
坑三是自动整理后自己不读。自动化把收集箱清空了,但没看过那些内容,等于白存。定期留出时间真正读一遍,自动化省的是搬运的力气,读还是要自己读。
想上手的话,别一次全自动。先挑一个场景,比如收集箱清空,跑两周,顺手了再加下一个。自动化是给「已经想清楚怎么整理」的人用的,整理思路还没定型之前,先手动,把规则想明白再交出去。
前几篇讲了组织方式、命名、快捷键。系列还剩一个有意思的话题:笔记的「最终去向」,怎么让存下来的东西真正变成产出。下一篇来说说。
